MS365-Dateifeld einer Datengruppe hinzufügen

Einfache Konfiguration

Das Verknüpfen von Microsoft 365-Dateien mit Intrexx-Datensätzen war auch schon in früheren Intrexx-Versionen möglich.

Sie können dies nun schneller und einfacher realisieren. So benötigen Sie u.a. weniger Schritte und die erforderlichen Felder, wie z.B. für die Item ID des Microsoft 365-Dokuments, werden automatisch angelegt. Außerdem ermittelt Intrexx die auf Microsoft OneDrive existierenden Verzeichnisse und speichert automatisch die Item IDs im entsprechenden Feld der Datengruppe. Sie benötigen daher auch nicht mehr das Microsoft Graph API , um die IDs der Microsoft 365-Objekte zu ermitteln.

Voraussetzung

Sie haben eine Lizenz für den Connector für Microsoft 365 und Teams in Intrexx hinterlegt.

Sie haben Intrexx als Applikation in Microsoft Azure registriert Intrexx Portal als App in Microsoft Azure registrieren.

Sie haben den Connector für Microsoft 365 und Teams im Modul "Integration" registriert Connector für Microsoft 365 und Teams registrieren.

Bestehende Datengruppe

Sie können in einer (regulären) Datengruppe ein "MS365 Datei"-Datenfeld hinzufügen. Diese Möglichkeit bietet sich beispielsweise an, wenn Sie bereits eine Datengruppe in einer Applikation verwenden und dort die Verknüpfung mit Microsoft 365-Datensätzen einrichten möchten. Bei der Anlage des "MS365 Datei"-Datenfelds öffnet Intrexx einen Eigenschaften-Dialog, der alle erforderlichen Angaben zur Verbindung mit Microsoft 365 abfragt.

Schritt-für-Schritt

Um ein MS365-Dateifeld einer Datengruppe hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie die Eigenschaften der Datengruppe, der Sie ein MS365-Dateifeld hinzufügen möchten.
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Datenfelder".
Klicken Sie auf das Symbol.

Das Dialogfenster "Neues Datenfeld" wird angezeigt.
Erfassen Sie einen Titel für das MS365 Datenfeld.
Aktivieren Sie die Option "MS365 Datei".
Klicken Sie auf "OK".

Titel

Hier kann der Titel des Datenfeldes geändert werden.

Mehrsprachigkeit

Über das -Symbol können Sie einen Dialog öffnen, in dem der Titel mehrsprachig eingetragen werden kann.

Name des Datenfeldes

Hier kann der Name des Datenfeldes kann geändert werden.

Name aus Titel erzeugen

Übernimmt den Titel als Datenfeldname. Dabei wird das Präfix beibehalten.

MS365-Konfiguration

Wählen Sie hier die gewünschte Konfiguration (Registrierung) des Connector für Microsoft 365 und Teams aus.

In der Konfiguration ist u.a. festgelegt, mit welchen Berechtigungen der Intrexx Portal Manager auf Microsoft 365 zugreift. In der Konfiguration müssen ausreichende Berechtigungen hinterlegt sein, damit der Intrexx Portal Manager die Objekte (Gruppen, Benutzer, Ordner, Websites) auf Microsoft 365 ermitteln und in diesem Dialog zur Auswahl anbieten kann.

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Abschnitten:
- Überblick über die Konfiguration
- Connector für Microsoft 365 und Teams registrieren
Typ

Hier können Sie auswählen, wo die Dateien abgelegt werden sollen.

Das Dialogfenster verändert sich dynamisch. Je nachdem, welche Einstellungen Sie im Connector für Microsoft 365 und Teams vorgenommen haben und welchen Wert Sie im Auswahlfeld "Typ" auswählen, werden unterschiedliche Auswahlfelder angezeigt.

Folgende Auswahlen stehen je nach Einstellung zur Verfügung:
- Eigenes Drive
- Gruppe
- Website
- Benutzer
- Drive-ID [10.7]
In den dynamisch angezeigten Feldern "Gruppe", "Website" und "Benutzer" werden die in Microsoft 365 existierenden Angaben angezeigt. Damit diese Anzeige bzw. der Zugriff von Intrexx auf Microsoft 365 funktioniert, müssen Sie im Feld "MS365-Konfiguration" eine Konfiguration auswählen, bei der sich Intrexx mit einem Dienstkonto an Microsoft 365 anmeldet. Detaillierte Angaben hierzu finden Sie in Abschnitt Neue Registrierung - Anmeldung im Portal Manager.

Eigenes Drive Wenn Sie diesen Wert auswählen, werden die Microsoft 365-Dateien, die Sie über das Intrexx Portal hochladen, auf dem Drive des jeweils am Intrexx-Portal angemeldeten Benutzers abgelegt. (Die Auswahlfelder "Eigenes Drive" und "Ordner" sind ausgeblendet, da diese Angaben bereits durch die Auswahl "Eigenes Drive" definiert sind.)

Beachten Sie, dass der Intrexx-Portalbenutzer mit einem Microsoft 365-Benutzer gemappt sein muss. Dessen Drive wird dann verwendet. Vergleichen Sie hierzu den Abschnitt Anmeldung aus Intrexx an Microsoft 365 festlegen

Wählen Sie "Gruppe" aus, wenn Sie mit Microsoft 365-Gruppen bzw. Microsoft Teams-Gruppen arbeiten und auf deren Drive die Microsoft 365-Dateien hochladen möchten.

Anschließend können Sie die entsprechende Gruppe, deren Drive und den Ordner auswählen, auf den Sie die Microsoft 365-Dateien hochladen möchten.

Wenn Sie die Dokumente auch in der Teams Gruppe sehen wollen, sollten Sie nicht den root Ordner auswählen, sondern den entsprechenden Kanalnamen des Ziel-Drives.

Wählen Sie "Website" aus, wenn Sie mit Webseiten arbeiten und die Dateien in einem Drive einer Website speichern möchten. Anschließend können Sie die entsprechende Website, das Drive und den Ordner auswählen, auf den Sie die Microsoft 365-Dateien hochladen möchten.

Sie können einen bestimmten Microsoft 365-Benutzer festlegen, dessen Drive angezeigt werden soll. Sie können zudem festlegen, dass der Inhalt eines bestimmten Ordners auf dem Drive angezeigt werden soll.

Ordner

Geben Sie hier den Namen des Ordners an, auf den die Dateien hochgeladen bzw. gespeichert werden sollen.

Sie können nach Ordnern suchen. Klicken Sie hierfür auf das -Symbol.

Über das angezeigte Kontextmenü können Sie das Wurzelverzeichnis (root-Verzeichnis) auswählen oder einen Suchdialog starten.

Für die Suche nach Ordnern stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- * - Wenn Sie einen * eingeben, dann werden alle Ordner aufgelistet, die sich unterhalb der zuvor ausgewählten Drives (Eigenes Drive, Gruppe, Website, Benutzer) befinden.
- Wenn Sie das Feld leer lassen, dann wird nur der Root-Ordner des zuvor gewählten Drives angezeigt. (Dies entspricht der Suche nach "root").
OneDrive Item ID

Hier können Sie auswählen, in welchem Datenfeld die Item ID des Dokuments gespeichert werden soll. Standardmäßig ist das Datenfeld "Item ID" ausgewählt, das automatisch bei der Anlage des MS365-Datenfelds mit angelegt wurde. Sie können aber auch ein anderes Datenfeld vom Typ "string" auswählen.

Dateityp

Single-File Wählen Sie diese Option, wenn der Intrexx-Datensatz nur mit einem (einzigen) Dokument verknüpft werden soll.

Multi-File Wählen Sie diese Option, wenn der Intrexx-Datensatz mit mehreren Dokumenten verknüpft werden soll. In diesem Fall ist das (automatische) Anlegen eines (Unter)Ordners erforderlich, in den die Dokumente hochgeladen werden (s.u.).

Unterordner

Sie können festlegen, dass hochgeladene Dokumente in einem (Unter)Ordner unterhalb des zuvor ausgewählten Ordners abgelegt werden. Wenn Sie im Feld "Dateityp" (s.o.) die Option "Single-File" ausgewählt haben, ist das Anlegen eines Unterordners optional. Wenn Sie im Feld "Dateityp" (s.o.) die Option "Multi-File" ausgewählt haben, ist das Anlegen eines Unterordners notwendig.

Wählen Sie hier ein Datenfeld aus oder legen Sie über das -Icon ein Datenfeld an, das den Namen des Unterordners enthält.

Anmeldung

Hier legen Sie fest, wie auf die Microsoft 365-Datei im Intrexx-Portal zugegriffen werden soll.

Portal

Anmeldung bei Microsoft 365 über den Browser

Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein Browserfenster (Pop-up) angezeigt, in dem der Benutzer die erforderlichen Anmeldedaten eingeben muss.

Wenn der Benutzer (bereits) an Microsoft 365 angemeldet ist, wird das Browserfenster nicht (mehr) angezeigt.

Beachten Sie bei dieser Option, dass im Browser das Anzeigen von Dialogfenstern (Pop-ups) nicht unterdrückt wird. Ändern Sie gegebenenfalls die entsprechenden Browsereinstellungen.

Statisch

Anmeldung über statisches Benutzerkonto

Wählen Sie diese Option, wenn die Anmeldung an Microsoft 365 über eines der zuvor angelegten statischen Benutzerkonten erfolgen soll. Wählen Sie das gewünschte Benutzerkonto aus.

Dienst

Anmeldung über Dienstkonto

Wählen Sie diese Option, wenn die Anmeldung an Microsoft 365 über eines der zuvor angelegten Dienstkonten erfolgen soll. Wählen Sie das gewünschte Dienstkonto aus.
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Konfiguration".

Die Felder "Dateispeicherort" und "Relativpfad" sind inaktiv, da Sie den Speicherort bereits auf der Registerkarte "Allgemein" festgelegt haben.

Upload-Einstellungen

Maximale Anzahl von Dateien pro Datensatz

Hier können Sie festlegen, wie viele Dateien pro Datensatz maximal erlaubt sind.

Maximale Dateigröße

Hier können Sie die maximale Größe von Dateien, die hochgeladen werden, festlegen.
Wählen Sie die gewünschte Einheit in der Liste rechts neben dem Eingabefeld aus.

Zulässigen Dateitypen

Geben Sie hier die erlaubten Dateitypen mit einem vorangestellten Punkt, wie z.B. .txt oder .xml und mit Komma getrennt an.

Dateien löschen, wenn Datenfeld gelöscht wird

Hier legen Sie fest, wie beim Löschen von Datei-Datenfeldern verfahren werden soll.

Wenn von Alias erlaubt Hochgeladene Dateien werden gelöscht, wenn das Löschen von den Einstellungen, die beim entsprechenden Dateispeicherort gesetzt sind, erlaubt ist.

Nein Hochgeladene Dateien werden nicht gelöscht.

Dateien bei Export berücksichtigen

Wenn von Alias erlaubt Hochgeladene Dateien werden beim Export berücksichtigt, wenn das Exportieren von Dateien von den Einstellungen, die beim entsprechenden Dateispeicherort gesetzt sind, erlaubt ist.

Nein Hochgeladene Dateien werden nicht exportiert.

Bilder im Fehlerfall

Öffnet einen Dialog, in dem ein Bild ausgewählt werden kann, das angezeigt wird, wenn Dateien physikalisch nicht vorhanden sind.
Klicken Sie auf "OK".

Sie gelangen zurück auf das Dialogfenster "Eigenschaften - Datengruppe.

Das MS365-Datenfeld wurde angelegt. Zusätzlich wurde automatisch das Feld "ItemID" angelegt, das standardmäßig für die Referenz des Microsoft 365-Dokuments verwendet wird.

Sie haben ein MS365-Dateifeld einer Datengruppe hinzugefügt.