Zentrale Schritte - Prozess
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die zentralen Schritte, die im Dokumentenmanagementsystem in der Regel durchzuführen sind. Dabei sind die einzelnen Schritte von unterschiedlichen Benutzern mit den entsprechenden Rollen auszuführen. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Rollen finden Sie in Abschnitt Rollen und Aufgaben.
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Der erste Schritt besteht im Erstellen eines Dokuments. Dies wird vom "Editor" ausgeführt. Ziel dabei ist es, dieses Dokument den entsprechend berechtigten Portalbenutzern ("User") im Portal zum Lesen und zum Herunterladen zur Verfügung zu stellen. Bevor den Portalbenutzern ("User") das Dokument zur Verfügung steht, muss dieses von einem "Approver" freigegeben werden. Nach der Freigabe des Dokuments wird dieses automatisch den "Usern" auf entsprechenden Seite im Portal angezeigt. Falls es eine Lesepflicht für das Dokument gibt, müssen die "User" eine Lesebestätigung für das Dokument versenden. Der "Approver" kann überprüfen, ob alle "User", die das Dokument lesen müssen, eine Lesebestätigung versendet haben. |
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