Ordner anlegen - Leserechte und Lesepflichten einrichten

Schritt-für-Schritt

Um einen Ordner mit Leserechten und Lesepflichten anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf der Seite "Übersicht" im linken Bereich auf das - Icon.

    Das Dialogfenster "Ordner" wird angezeigt.

    Titel

    Erfassen Sie hier einen (möglichst sprechenden) Titel für den Ordner. Titel werden in der Regel nach Thema vergeben. So können Sie die Dokumente thematisch in Ordnern sortieren.

    Leser

    Legen Sie hier fest, welche Benutzer Lesezugriff auf die Dokumente in diesem Ordner haben sollen.

    Sie können einzelne Benutzer, Benutzergruppen, Verteilerlisten, Organisationseinheiten und Rollen auswählen. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer und verschieben Sie diese über die Pfeil-Schaltfläche vom linken in den rechten Bereich.

    Lesebestätigung setzen für

    Legen Sie hier fest, welche Benutzer Dokumente in diesem Ordner lesen müssen bzw. eine Lesebestätigung versenden müssen.

    Sie können einzelne Benutzer, Benutzergruppen, Verteilerlisten, Organisationseinheiten und Rollen auswählen. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer und verschieben Sie diese über die Pfeil-Schaltfläche vom linken in den rechten Bereich.

    Beachten Sie, dass es sich dabei um die Berechtigung auf der Ebene von Ordnern handelt. Welches konkrete Dokument im Order gelesen werden kann bzw. gelesen werden muss, legt der "Approver" für jedes einzelne Dokument fest. (Vergleichen Sie hierzu Abschnitt Dokumente freigeben.)

    Leser übernehmen

    Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Benutzer, die Sie als Leser festgelegt haben, in die Gruppe der Leser, die eine Lesebestätigung versenden müssen, zu übernehmen.

    Beschreibung

    Erfassen Sie hier eine möglichst sprechende Beschreibung für den Ordner.

  2. Klicken Sie auf "Speichern".

    Der neu angelegte Ordner wird angezeigt.

Ordner in einem Ordner erstellen

Sie können in einem Ordner beliebig viele Unterordner erstellen.

Beachten Sie hierbei Folgendes: Wenn Sie für einen Unterordner Leserechte für einen Benutzer, Benutzergruppen etc. festlegen, dann müssen Sie diese Rechte auch für den Elternordner festlegen, damit der Benutzer Zugriff auf den Unterordner hat.

Ordner löschen

Ordner, in denen Unterordner erstellt wurden, können erst dann gelöscht werden, wenn alle Unterordner zuvor gelöscht wurden.

Weitere Informationen

Dokumente archivieren und löschen