Ordner anlegen - Leserechte und Lesepflichten einrichten

Mit dem Erstellen eines Ordners legen Sie gleichzeitig Leserechte und Lesepflichten für den entsprechenden Ordner fest. Dabei ordnen Sie dem Ordner Benutzer zu, die die darin abgelegten Dokumente lesen können bzw. lesen müssen. Beachten Sie, dass es sich dabei um die Berechtigung auf der Ebene von Ordnern handelt. Welches konkrete Dokument im Order gelesen werden kann bzw. gelesen werden muss, legt der "Approver" für jedes einzelne Dokument fest. (Vergleichen Sie hierzu Abschnitt Dokumente freigeben.)

Beispiel

Sie legen im DMS einen Ordner "Sicherheit" an. In diesem Ordner sollen alle Dokumente im Zusammenhang mit der betrieblichen Sicherheit abgelegt werden.

In dem Ordner sollen alle Mitarbeiter aus dem Vertrieb Leserechte haben. D.h. sie können alle Dokumente in diesem Ordner lesen und downloaden.

Die Mitarbeiter aus der Produktion sollen ebenfalls Dokumente in diesem Ordner lesen und downloaden können. Zusätzlich soll der "Approver" für die Mitarbeiter aus der Produktion Lesebestätigungen für bestimmte Dokumente anfordern können, da die Informationen zur Sicherheit insbesondere bei der Produktion zu beachten sind.

Ordner "Sicherheit" Dem Ordner "Sicherheit" werden die Mitarbeiter aus dem Vertrieb als "Leser" zugeordnet. Sie können alle Dokumente in diesem Ordner lesen und herunterladen. Die Mitarbeiter aus der Produktion werden dem Ordner als Leser, die eine Lesebestätigung versenden müssen, zugeordnet.

Dokumente Im dargestellten Beispiel befinden sich im Ordner "Sicherheit" zwei Dokumente. "Dokument 1.pdf" und "Dokument 2.pdf" können von allen Mitarbeitern gelesen und heruntergeladen werden. Für "Dokument 2.pdf" müssen die Mitarbeiter aus der Produktion eine Lesebestätigung versenden.