Ein Dokument erstellen

In der Rolle "Editor" besteht Ihre zentrale Aufgabe darin, Dokumente zu erstellen und in Ordnern abzulegen. Durch das Ablegen in einem Ordner legen Sie gleichzeitig fest, welche Benutzer das Dokument später lesen können bzw. welche Benutzer das Dokument lesen müssen. Vergleichen Sie hierzu Abschnitt Leserechte und Lesepflichten für Ordner einrichten.

Nachdem Sie ein Dokument erstellt haben, muss dieses von einem "Approver" freigegeben werden, bevor es von anderen Benutzern gelesen werden kann.

Schritt-für-Schritt

Um ein neues Dokument zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf der Seite "Meine erstellten Dokumente" auf "Erstellen".

Das Dialogfenster "Dokument" wird angezeigt.

Titel

Erfassen Sie hier einen (möglichst sprechenden) Titel für das Dokument.

Quelldatei, Ausgabe-Datei

Sie können eine Quelldatei und eine Ausgabedatei hochladen. Die Quelldatei ist die Datei, die der "Approver" sehen und bei Bedarf editieren kann. Die Ausgabe-Datei ist die Datei, die alle berechtigten Benutzer lesen und downloaden können.

Als Quelldatei kann sich beispielsweise ein Word-Dokument anbieten, als Ausgabe-Datei ein Dokument im Pdf-Format.

Autor

Wählen Sie hier den Autor des Dokuments aus.

Das Dokument in folgende Ordner ablegen

Legen Sie hier fest, in welchem Ordner das Dokument abgelegt wird.

Sie können einzelne Ordner markieren und über die Pfeil-Schaltfläche vom linken in den rechten Bereich verschieben.

Beachten Sie, dass Sie durch die Auswahl des Ordners festlegen, welche Benutzer das Dokument später lesen können bzw. welche Benutzer das Dokument lesen müssen. Vergleichen Sie hierzu Abschnitt Leserechte und Lesepflichten für Ordner einrichten.

Dokumententyp

Wählen Sie hier den Dokumententyp aus.

Beschreibung

Erfassen Sie hier eine möglichst sprechende Beschreibung für das Dokument.
Klicken Sie auf "Speichern".

Eine Hinweismeldung wird angezeigt. Diese weist Sie darauf hin, dass das Dokument einen Freigabeprozess durchlaufen muss, bevor es von anderen Benutzern gelesen werden kann.

Bestätigen Sie den Hinweis mit "OK".

Das Dokument wird auf der Seite "Meine erstellten Dokumente" angezeigt.

Status

Ein Dokument kann im Freigabeprozess standardmäßig die folgenden Status durchlaufen:

Das Dokument wartet auf die Freigabe durch den "Approver".

Ein Dokument in diesem Status steht noch nicht zum Lesen bzw. zum Download zur Verfügung.

Das Dokument wurde vom "Approver" freigegeben.

Das Dokument kann nun von allen berechtigten Benutzern gelesen werden. Benutzer, die das Dokument lesen müssen, können eine Lesebestätigung versenden.

Das Dokument wurde vom "Approver" abgelehnt.

Der "Editor" muss ein neues Dokument erstellen.