Gremium

Die Applikation "Gremium" bietet (regelmäßig) tagenden Gremien, Abteilungen, Ausschüssen etc. eine einfache und strukturierte Möglichkeit, Sitzungen zu organisieren. Mit Hilfe der Applikation können Sie für die Sitzungen u.a. Termine, Sitzungsteilnehmer, TOPs (Tagungsordnungspunkte), das Verfassen von Protokollen und das Verabschieden bzw. Zustimmen zu den Protokollen organisieren. Das Organisieren von Sitzungen erfolgt nach einem strukturierten Prozess.

Chat

Die Applikation "Gremium" enthält auch einen eigenen Chat, mit dem sich die Mitglieder des Gremiums austauschen können.

Rollen

Im Zusammenhang mit der Applikation "Gremium" und der Organisation von Sitzungen gibt es drei verschiedene Rollen.

Moderator

Der Moderator spielt die zentrale Rolle. Er erfasst die grundlegenden Daten zum Gremium. Er gibt dem Gremium einen Namen, gibt den üblichen Sitzungsort an und erfasst Sinn und Zweck des Gremiums.

Der Moderator setzt die Termine für Sitzungen an und bestimmt die Teilnehmer und Gäste einer Sitzung. Er legt die Tagesordnungspunkte (TOPs) einer Sitzung und deren Referenten fest und schreibt das Protokoll.

Teilnehmer

Teilnehmer sind die Personen, die üblicherweise bzw. regelmäßig an einer Sitzung teilnehmen. Sie können als Referenten für einzelne TOPs fungieren. Sie müssen dem vom Moderator erstellten Protokoll zustimmen, damit eine Sitzung formell abgeschlossen ist.

Gast

Ein Gast hat dieselben Funktionen wie ein Teilnehmer. Er unterscheidet sich vom Teilnehmer nur dadurch, dass er nicht regelmäßig, sondern gelegentlich an Sitzungen teilnimmt.

Prozesse

Die folgende Grafik gibt Ihnen einen Überblick über die zentralen Schritte, die für das Durchführen einer Sitzung ausgeführt werden müssen. Dabei müssen fast alle Schritte vom Moderator ausgeführt werden.

(Klicken Sie auf die einzelnen Schritte, um auf die detaillierte Anleitung weitergeleitet zu werden.)

Seiten

Die Applikation "Gremium" umfasst vier Seiten. Alle zentralen Aufgaben werden auf der Seite "Intern" ausgeführt.

Öffentlich

Auf die Seite "Öffentlich" haben alle Portalbenutzer Zugriff. Hier besteht die Möglichkeit, sich über kommende Sitzungen zu informieren. Falls Sie als Portalbenutzer selbst an einer Sitzung teilnehmen, sehen Sie hier auch die TOPs, für die Sie Referent sind.

Kalender

Auf die Seite "Kalender" haben alle Portalbenutzer Zugriff. Hier können die Termine der einzelnen Sitzungen eingesehen werden. Der Kalender hat rein informativen Charakter. Sitzungen können nicht über ihn angelegt werden.

Intern

Auf die Seite "Intern" haben der Moderator und die Teilnehmer Zugriff. Teilnehmer haben allerdings nur sehr eingeschränkte Rechte.

Für den Moderator ist diese Seite Dreh- und Angelpunkt für das Erstellen und Verwalten von Sitzungen.

Die Aufgaben des Moderators auf der Seite "Intern" finden Sie in folgenden Abschnitten beschrieben:

Chat

Die Seite "Intern" enthält auch einen Chat, mit dem sich der Moderator und die Teilnehmer einer Sitzung austauschen können.

Verwaltung

Auf die Seite "Verwaltung" hat nur der Moderator Zugriff. Hier können zentrale Angaben zum Gremium erfasst werden. Ebenso Zudem werden die Mitglieder des Gremiums angezeigt. Mitglieder des Gremiums sind alle Portalbenutzer, die in der Intrexx-Benutzerverwaltung zur Gruppe "App_Committee_Member" gehören.

Die Aufgaben des Moderators auf der Seite "Verwaltung" finden Sie im folgenden Abschnitt beschrieben:

Weitere Informationen zu Intrexx Online-Vorlagen