Der Connector für M-Files ermöglicht die Verwendung des M-Files-Dokumentenmanagementsystem (M-Files-DMS) als Speicherort für Dateien, die in Intrexx-Datengruppen üblicherweise auf dem lokalen Dateisystem gespeichert werden. Neben dem Speichern von Dateien können zudem Metadaten einer Datei in M-Files über Intrexx gepflegt und bearbeitet werden. Dabei ist es für einen Portalbenutzer transparent, ob eine im Portal verfügbare Datei lokal oder im M-Files-DMS vorgehalten wird. Das folgende Diagramm veranschaulicht die Rolle des Connectors und der beteiligten Komponenten.
Ein Datei-Datenfeld in einer Intrexx-Datengruppe entspricht dem Dokument-Objekttyp und einer Klasse im M-Files-DMS. Pro Dateifeld können eine oder mehrere Dateien gespeichert werden, abhängig davon, ob es sich bei dem Dokument in M-Files um einen Ein-Datei- oder Mehrfach-Datei-Dokumententyp handelt. Dateien können nicht nur im M-Files-DMS gespeichert werden, sondern auch in einem Intrexx-Portal direkt aus M-Files geöffnet bzw. heruntergeladen werden. Der Zugriff auf M-Files erfolgt dabei unter einem bestimmten M-Files-Benutzer, wodurch alle Berechtigungen in M-Files berücksichtigt werden. Je nach Authentifizierungsmethode können sich Intrexx-Portalbenutzer direkt an M-Files anmelden oder der Zugriff erfolgt über einen sogenannten statischen Benutzer, der in der Dateifeld-Konfiguration hinterlegt wird. Grundsätzlich wird Intrexx im Zusammenspiel mit M-Files als das führende System betrachtet. Das bedeutet, dass in Intrexx Dateien hochgeladen und Metadaten erfasst werden und dann an M-Files übergeben werden. Dabei werden Metadaten in M-Files und zusätzlich in Intrexx-Datenfeldern gespeichert, wobei Dateien nur im M-Files-DMS gespeichert werden.
Eine Volltextsuche in den Inhalten der Dokumente ist über Intrexx nicht ohne weiteres möglich, da die Dateien nur in M-Files vorliegen. Hierfür wird empfohlen, die Suche des M-Files Web Access Client zu verwenden.
Im Modul Prozesse stehen für M-Files die gleichen Aktionen zur Verfügung, wie für normale Intrexx-Datengruppen auch. Dadurch lassen sich Dateien prozessgesteuert von Intrexx nach M-Files und umgekehrt übertragen.
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