Microsoft Teams Prozessaktionen

Mit den Microsoft Teams-Prozessaktionen können Sie automatisiert Teams, Kanäle, Nachrichten und Besprechungen in Microsoft Teams erstellen. Voraussetzung für die Verwendung der Aktionen ist eine bestehende Verbindung im Modul "Integration". Allgemeine Informationen zu Prozessaktionen, z.B. wie Sie diese in Prozessen erstellen können, finden Sie hier.

Team/Kanal erstellen

Die "Team/Kanal Erstellen-Aktion" können Sie z.B. beim Erfassen eines neuen Projekts mit Projektmitgliedern einsetzen, um für das Projekt automatisch ein Team in Microsoft Teams zu erstellen oder einen Kanal, dessen Name definiert ist. In Verbindung mit der Teams-Nachrichten-Aktion kann dann z.B. auch eine Willkommensnachricht im erstellten Kanal geschrieben werden.

Es kann auch zu einem bestehenden Team ein Kanal hinzugefügt werden, wenn sich z.B. Untergruppen im Projekt bilden. Neben den Mitgliedern können Sie hier auch die Besitzer des neuen Teams festlegen.

Team erstellen

Im ersten Schritt kann der Name der Aktion, auch mehrsprachig, festgelegt werden. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

Wählen Sie hier eine bestehende Microsoft 365 Konfiguration aus. Geben Sie außerdem ein Dienstkonto an, unter dem der Prozess durchgeführt wird. Klicken Sie dann "Weiter".

Team/Kanal erstellen

Klicken Sie hier auf "Team erstellen". Diese Auswahl kann nur direkt nach dem Erstellen der Prozess-Aktion getroffen werden. Ein späteres Bearbeiten ist nicht mehr möglich. Klicken Sie "Weiter".

Team-Optionen

Wenn Sie "Team erstellen" gewählt haben, können hier die folgenden Informationen hinterlegt werden:

Teamname

Statischer Name

Hier kann ein einfacher, einsprachiger Text für den Namen eingetragen werden.

Name aus Datenfeld

Diese Option steht dann zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt, z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Wählen Sie ein Datenfeld aus der Datengruppe aus, dessen Inhalt den Namen des Teams bildet.

Name aus Systemwert

Der Name des Teams wird aus einem Request-Wert, einer Session-Variable, einer Variable im Verarbeitungskontext, einem Systemdatenfeld oder einem Datenfeld der Benutzer-Datengruppe ausgelesen.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Team-E-Mail-Adresse (lokaler Teil)

Für die E-Mailadresse wird hier nur der lokale Teil definiert. Das @ und der Domänenteil kommen aus der MS-365-Konfiguration.

Statische E-Mail-Adresse

Hier kann eine E-Mail-Adresse für das neue Team eingetragen werden, die bei Ausführung der Prozessaktion automatisch erstellt wird. Der Wert kann auch leer sein. In dem Fall wird bei der Prozessausführung eine E-Mailadresse aus dem Teamnamen ermittelt.

E-Mail-Adresse aus Datenfeld

Mit dieser Option wird der Wert des Datenfeldes, das Sie hier auswählen können, als E-Mail-Adresse des Teams verwendet.

E-Mail-Adresse aus Systemwert

Der Name des Teams wird aus einem Request-Wert, einer Session-Variable, einer Variable im Verarbeitungskontext, einem Systemdatenfeld oder einem Datenfeld der Benutzer-Datengruppe ausgelesen.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Wird ein neues Team erstellt und die konfigurierte E-Mailadresse existiert bereits, dann gibt es einen Fehler bei der Prozessausführung. Ausnahme: Wenn ein Team mit dem gewählten Namen bereits existiert und die Option gesetzt ist, dass der Name in solch einem Fall einen eindeutigen Suffix erhalten soll, dann wird dieser Suffix auch für die E-Mailadresse verwendet.

Weitere Optionen

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit des Teams kann eingestellt werden als

  • Privat

  • Öffentlich

  • Versteckte Mitgliedschaft

Wenn ein Team mit dem gewählten Namen schon existiert:

Hier wird festgelegt, wie mit Teams verfahren werden soll, deren Name schon von einem anderen Team verwendet wird. Es werden entweder alle neuen Teammitglieder des bestehenden Teams hinzugefügt oder es wird ein neues Team angelegt, dessen Name aus dem gewählten Namen und einem eindeutigen Suffix besteht.

Klicken Sie "Weiter". Im nächsten Schritt werden die Mitglieder des Teams ausgewählt.

Teammitglieder

Im nächsten Schritt werden die Mitglieder des Teams ausgewählt.

Statische Mitglieder

Hier müssen die E-Mail-Adressen der Mitglieder eingetragen werden, wie sie auch in Entra ID (ehemals Azure AD) als Principal User Name hinterlegt sind. Die E-Mail-Adressen können kommasepariert oder semikolonsepariert eingetragen werden. Alternativ kann auch eine E-Mail-Adresse pro Zeile stehen.

Mitglieder aus Datenfeld

Diese Einstellung steht dann zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt, z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Hier wird ein Datenfeld aus der Datengruppe ausgewählt, in dem die E-Mail-Adressen gespeichert sind. Der Typ gibt an, wie die Daten formatiert sind, um die E-Mail-Adressen zu sammeln (z.B. semikolon-separiert, GENERIC (was E-Mail-Adressen aus Freitext nach RFC 5322 extrahiert), Verteilerauswahl (pipe-getrennte Liste der GUIDs der Organisationsstruktur) und Doppelpipe getrennt.

Mitglieder aus Abfrage einer Datengruppe

Hier wird ein Datenfeld aus einer veröffentlichten Applikation ausgewählt, das wie in der Einstellung "Mitglieder aus Datenfeld" die Daten vorhält.

Mit Klick auf "Filter" wird ein Dialog geöffnet, in dem ein Filter für die Einschränkung der Daten erstellt werden kann.

Auch hier muss - wie bei der Einstellung "Mitglieder aus Datenfeld" - der Typ der Formatierung ausgewählt werden.

Benutzer aus Systemwert

Mit dieser Einstellung werden die E-Mail-Adressen über eine Session-Variable, einen Request-Wert, eine Variable im Verarbeitungskontext oder ein Systemdatenfeld ermittelt.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Besitzer des Teams

Hier können die Besitzer des Teams bestimmt werden.

Aktueller Benutzer

Der aktuell angemeldete Benutzer gilt als Besitzer des Teams .

Alle weiteren Einstellungen in diesem Dialog entsprechen den Einstellungen des Dialogs, in dem die Teammitglieder festgelegt werden können.

Ausnahmebehandlung

Diesen Reiter finden Sie nur beim bereits erstellten Prozesselement, wenn Sie den Eigenschaftendialog öffnen. Hier kann festgelegt werden, ob die Transaktion abgebrochen oder fortgesetzt werden soll, wenn kein Titel oder keine E-Mail-Adresse für das Team vorhanden ist. Klicken Sie dazu jeweils auf "Ausnahmebehandlung konfigurieren".

Kanal erstellen

Wenn Sie einen Kanal erstellen möchten, gehen Sie zunächst genauso vor wie beim Erstellen eines Teams.

Wählen Sie dann hier "Kanal erstellen" aus und klicken Sie "Weiter".

Kanal-Optionen

Hier wird der Name des Kanals festgelegt. Dabei stehen dieselben Quellen zur Verfügung wie in den Team-Optionen, in denen der Name des Teams festgelegt wird. Wählen Sie außerdem das Microsoft 365-Team aus, für das der Kanal zur Verfügung gestellt wird.

Ausnahmebehandlung

Diesen Reiter finden Sie nur beim bereits erstellten Prozesselement, wenn Sie den Eigenschaftendialog öffnen. Hier kann festgelegt werden, ob die Transaktion abgebrochen oder fortgesetzt werden soll, wenn kein Titel für den Kanal vorhanden ist. Klicken Sie dazu auf "Ausnahmebehandlung konfigurieren".

Team und Kanal erstellen

Wird ein Team und im Zuge dessen auch ein Kanal erstellt, so werden zuerst die Konfigurationsdialoge für das Team und im letzten Schritt der Konfigurationsdialog für den Kanal durchlaufen.

Use cases

Die "Team/Kanal Erstellen-Aktion" können Sie z.B. beim Erfassen eines neuen Projekts mit Projektmitgliedern einsetzen, um für das Projekt automatisch ein Team in Microsoft Teams zu erstellen oder einen Kanal, dessen Name definiert ist. In Verbindung mit der Teams-Nachrichten-Aktion kann dann z.B. auch eine Willkommensnachricht im erstellten Kanal geschrieben werden.

Es kann auch zu einem bestehenden Team ein Kanal hinzugefügt werden, wenn sich z.B. Untergruppen im Projekt bilden.

Teams-Nachrichten-Aktion

Die "Teams-Nachrichten-Aktion" können Sie z.B. in einem Projektkontext verwenden, um Nachrichten an einen Teams-Kanal, der zum Projekt gehört, zu senden. Sinnvoll sind dabei ereignisbezogene Nachrichten: Senden Sie Nachrichten, wenn z.B. in der Produktion Probleme auftauchen oder bei Eingang eines Investitionsantrages und verlinken Sie die Nachricht direkt auf den Datensatz.

Für den Einsatz dieser Prozessaktion muss der Microsoft Teams-Nachrichten-Aktion eine Benutzerwechsel-Aktion vorausgehen. Alternativ kann der Prozess über einen angemeldeten Benutzer aus dem Web getriggert werden.

Im Eigenschaftendialog der Prozessaktion kann im ersten Schritt der Name des Prozesselements, auch mehrsprachig, festgelegt werden. Klicken Sie "Weiter".

Nachricht an einen oder mehrere Benutzer

Wählen Sie hier die Option "Nachricht an einen oder mehrere Benutzer" aus und klicken Sie "Weiter".

Empfänger

Für die Auswahl der Empfänger stehen dieselben Datenquellen zur Verfügung wie bei der Auswahl von Teammitgliedern, bei der Sie die Informationen zu den Einstellungen in diesem Dialog finden. Klicken Sie "Weiter".

Inhalt

Der Inhalt der Nachricht kann aus vier verschiedenen Quellen stammen.

Statischer Wert

Hier kann die Nachricht einfach eingetragen werden. Wenn die Nachricht als Karte versendet werden soll, dann muss hier ein valides JSON-Format eingetragen werden. Der Dialog kann sonst nicht beendet werden.

Text aus Datenfeld

Diese Option ist dann verfügbar, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt. Hier wird dann der Inhalt der Nachricht aus dem Datenfeld ausgelesen, das Sie hier auswählen.

Text aus Systemwert

Mit dieser Option wird der Nachrichteninhalt aus einem Systemwert ausgelesen.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Aus Velocity generieren

Hier kann der Velocity-Editor geöffnet werden, um den Inhalt der Nachricht mit Velocity-Skript zu erzeugen.

Text-Formatierung

Einfacher Text

Mit dieser Einstellung wird die Nachricht ohne Formatierung als reiner Text versendet.

Als Karte senden (benötigt Text im JSON-Format)

Legt fest, dass die Nachricht als Karte gesendet wird.

HTML

HTML in dem Text, der als Quelle definiert ist, wird als HTML interpretiert.

Bitte beachten Sie: Bei allen Optionen mit Ausnahme des statischen Wertes wird beim Versenden als Karte nicht geprüft, ob es sich um ein valides JSON-Format handelt. Sollte dies nicht der Fall sein, kann die Nachricht unter Umständen nicht versendet werden.

Optionen

Sprungziel

Wenn die Nachricht einen Link enthalten soll, wird dieser hier über das Sprungziel definiert. Ein Klick auf "Sprungziel bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem das Sprungziel definiert werden kann.

Microsoft 365 Konfiguration

Hier muss eine bestehende Konfiguration ausgewählt werden, von der der System-User für den Versand der Nachrichten verwendet wird.

Ausnahmebehandlung

Diesen Reiter finden Sie nur beim bereits erstellten Prozesselement, wenn Sie den Eigenschaftendialog öffnen. Hier kann festgelegt werden, ob die Transaktion abgebrochen oder fortgesetzt werden soll, wenn kein Empfänger oder kein Inhalt vorhanden ist. Klicken Sie dazu jeweils auf "Ausnahmebehandlung konfigurieren".

Nachrichten an einen Microsoft Teams Kanal

Wählen Sie hier die Option "Nachrichten an einen Microsoft Teams Kanal" aus und klicken Sie "Weiter".

Kanal-Auswahl

Wählen Sie hier die Microsoft 365-Konfiguration aus. Anschließend kann das gewünschte Team und der Kanal ausgewählt werden. Dabei können Sie auf die aufgelisteten, bereits vorhandenen Teams und Kanäle zurückgreifen oder Team und Kanal aus dem Verarbeitungskontext heraus bestimmen.

Inhalt

Alle Informationen zu den Einstellungen in diesem Dialog finden Sie hier.

Optionen

Sprungziel

Wenn die Nachricht einen Link enthalten soll, wird dieser hier über das Sprungziel definiert. Ein Klick auf "Sprungziel bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem das Sprungziel definiert werden kann.

Ausnahmebehandlung

Diesen Reiter finden Sie nur beim bereits erstellten Prozesselement, wenn Sie den Eigenschaftendialog öffnen. Hier kann festgelegt werden, ob die Transaktion abgebrochen oder fortgesetzt werden soll, wenn kein Empfänger oder kein Inhalt vorhanden ist. Klicken Sie dazu jeweils auf "Ausnahmebehandlung konfigurieren".

Use cases

Die "Teams-Nachrichten-Aktion" können Sie z.B. in einem Projektkontext verwenden, um Nachrichten Teams-Kanal, der zum Projekt gehört, zu senden. Sinnvoll sind dabei z.B. ereignisbezogene Nachrichten:

  • Aus der Produktion, wenn Fehler gemeldet werden, an eine Person oder einen Kanal

  • Wenn ein Investitionsantrag eingeht, an einen Kanal oder eine Person - mit Link zum Intrexx-Datensatz

  • Aus dem Vertrieb, wenn ein Besuchsbericht erfasst wird, an einen Kanal

Besprechung erstellen

Diese Aktion können Sie z.B. verwenden, wenn ein Projekt einen bestimmten Meilenstein erreicht, um automatisiert oder über eine Schaltfläche ein Teams-Meeting mit den Projektmitgliedern zu erstellen. Wenn z.B. Schulungen geplant werden, kann eine Einladung zu einer Online-Besprechung an alle Schulungsteilnehmer versendet werden.

Für den Einsatz dieser Prozessaktion muss eine Microsoft 365-Applikation im Modul "Integration" unter Kollaboration / Microsoft 365 registriert werden.

Im Eigenschaftendialog der Prozessaktion kann im ersten Schritt der Name des Prozesselements, auch mehrsprachig, festgelegt werden. Klicken Sie "Weiter".

Wählen Sie hier eine bestehende Microsoft 365 Konfiguration aus. Die Anmeldung kann über den aktuellen Benutzer, einen statischen Benutzer oder ein Dienstkonto erfolgen. Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie hier. Klicken Sie dann "Weiter".

Konfiguration des Themas und des Textes

Thema

Statischer Wert

Hier kann einfacher einsprachiger Text als Thema eingetragen werden.

Thema aus Systemwert

Das Thema bzw. der Text kann aus einem Request-Wert, einer Session-Variable, einer Variable im Verarbeitungskontext, einem Systemdatenfeld oder einem Datenfeld der Benutzer-Datengruppe ausgelesen werden.

Thema aus Datenfeld

Diese Option steht dann zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt - z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Hier wird ein Datenfeld aus der Datengruppe ausgewählt, dessen Inhalt das Thema bzw. den Text bildet.

Text

Für den Themen-Text können die gleichen Einstellungen wie für das Thema gesetzt werden. Zusätzlich wir in der Auswahlliste "Typ" festgelegt, ob es sich um reinen Text oder um HTML handelt.

Klicken Sie "Weiter".

Konfiguration der Teilnehmer

Statische Benutzer

Tragen Sie hier die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, wie sie auch in Entra ID (ehemals Azure AD) als principalUserName hinterlegt sind, wenn Sie statische Benutzer als Teilnehmer verwenden wollen. Die E-Mail-Adressen müssen kommasepariert oder semikolonsepariert eingetragen werden. Alternativ kann auch eine E-Mail-Adresse pro Zeile stehen.

Benutzer aus Datenfeld

Diese Option steht zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt - z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Hier wird ein Datenfeld aus der Datengruppe ausgewählt, in dem die E-Mail-Adressen gespeichert sind. Der Typ gibt an, wie die Daten formatiert sind um die E-Mail Adressen zu sammeln (z.B. semikolon-separiert, GENERIC (was E-Mail Adressen aus Freitext nach RFC 5322 extrahiert), Verteilerauswahl (pipe-getrennte Liste von Organisationsstruktur-GUIDs) und doppelpipe-getrennt.

Benutzer aus Abfrage einer Datengruppe

Hier wird ein Datenfeld aus einer veröffentlichten Applikation ausgewählt, das wie bei der Einstellung "Benutzer aus Datenfeld" die Daten vorhält. Auch hier muss der Typ der Formatierung entsprechend ausgewählt werden.

Systemwert

Bei Benutzern aus Systemwert werden die E-Mail-Adressen über eine Session-Variable, einen Requestwert, einer Variable im Verarbeitungskontext oder einem Systemdatenfeld ermittelt.

Teilnehmertyp

Wählen Sie hier aus, ob es sich um erforderliche, optionale Teilnehmer oder Ressourcen handelt.

Klicken Sie "Weiter".

Zeiten

Hier kann Beginn und Ende der Besprechung mit den Optionen "Aus Datenfeld" und "Aus Systemwert" eingestellt werden. Die Option "Aus Datenfeld" ist jeweils nur dann auswählbar ist, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt.

Zusätzlich muss die Zeitzone (als UTC oder einem Systemwert entnommen) für Beginn und Ende der Besprechung definiert werden.

Bitte beachten Sie: Wenn die Zeit aus einem Datenfeld vom Typ DATETIME kommt, wird sie auf die eingestellte Zeitzone umgerechnet. Stammt die Zeit aus einem Text-Datenfeld, so findet keine Umrechnung statt. Die eingestellte Zeitzone sollte also zur eingestellten Zeit passen.

Mit Klick auf "Systemwert bearbeiten" kann bei den Optionen "Aus Systemwert" jeweils ein Dialog geöffnet werden, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Klicken Sie "Weiter".

Optionen

Hier kann der Ort der Besprechung festgelegt werden.

Keinen Ort angeben

Mit dieser Einstellung wird kein Ort festgelegt.

Statischer Wert

Tragen Sie hier einfachen einsprachigen Text ein.

Ort aus Datenfeld

Diese Option steht zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt, z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Hier wird ein Datenfeld aus der Datengruppe ausgewählt, dessen Inhalt den Ort der Besprechung bildet.

Ort aus Systemwert

Der Ort wird aus einem Request-Wert, einer Session-Variable, einer Variable im Verarbeitungskontext, einem Systemdatenfeld oder einem Datenfeld der Benutzer-Datengruppe ausgelesen. Mit Klick auf "Systemwert bearbeiten" wird ein Dialog geöffnet werden, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Weitere Optionen

Hier kann eingestellt werden, ob es sich bei der Besprechung um eine Online-Besprechung handelt oder nicht.

Tipp: Die ID der erstellten Besprechung findet sich im SharedState unter dem Schlüssel "meetingId". Der Web-Link findet sich analog dazu ebenfalls im SharedState unter dem Schlüssel "meetingWebLink". Die gesamte Besprechung findet man im SharedState mit dem Schlüssel "meeting".

Ausnahmebehandlung

Diesen Reiter finden Sie nur beim bereits erstellten Prozesselement, wenn Sie den Eigenschaftendialog öffnen. Hier kann festgelegt werden, ob die Transaktion abgebrochen oder fortgesetzt werden soll, wenn kein Thema oder kein Text vorhanden ist, keine Teilnehmer ermittelt werden konnten, keine Startzeit oder keine Zeit für das Ende der Besprechung und keine entsprechende Zeitzone gesetzt wurde. Klicken Sie dazu jeweils auf "Ausnahmebehandlung konfigurieren".

Use cases

Die "Besprechung-erstellen-Aktion" können Sie z.B. verwenden, wenn ein Projekt einen bestimmten Meilenstein erreicht, um automatisiert oder über eine Schaltfläche ein Teams-Meeting mit den Projektmitgliedern zu erstellen.

Wenn z.B. Schulungen geplant werden, kann eine Einladung zu einer Online-Besprechung an alle Schulungsteilnehmer versendet werden.

MS365-Gruppe erstellen

Eine MS365-Gruppe ist die Basis für fast alle MS365-Dienste. So werden z.B. für eine Gruppe automatisch Teamsites, Laufwerke, Exchange-Gruppenpostfächer etc. eingerichtet. Die Prozessaktion "MS365-Gruppe erstellen" bietet nun die Möglichkeit, nur eine MS365-Gruppe zu erstellen. Die Funktionsweise ist identisch zur "Teams erstellen"-Aktion, nur dass eben kein Team auf Basis der Gruppe angelegt wird.

Im ersten Schritt kann der Name der Aktion, auch mehrsprachig, festgelegt werden. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

Wählen Sie hier eine bestehende Microsoft 365 Konfiguration aus. Geben Sie außerdem ein Dienstkonto an, unter dem der Prozess durchgeführt wird. Klicken Sie dann "Weiter".

Gruppe-Optionen

Gruppenname

Statischer Name

Hier kann ein einfacher, einsprachiger Text für den Namen eingetragen werden.

Name aus Datenfeld

Diese Option steht dann zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt, z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Wählen Sie ein Datenfeld aus der Datengruppe aus, dessen Inhalt den Namen des Teams bildet.

Name aus Systemwert

Der Name der Gruppe wird aus einem Request-Wert, einer Session-Variable, einer Variable im Verarbeitungskontext, einem Systemdatenfeld oder einem Datenfeld der Benutzer-Datengruppe ausgelesen.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Gruppen-E-Mail-Adresse (lokaler Teil)

Für die E-Mailadresse wird hier nur der lokale Teil definiert. Das @ und der Domänenteil kommen aus der MS-365-Konfiguration.

Statische E-Mail-Adresse

Hier kann eine E-Mail-Adresse für die neue Gruppe eingetragen werden, die bei Ausführung der Prozessaktion automatisch erstellt wird. Der Wert kann auch leer sein. In dem Fall wird bei der Prozessausführung eine E-Mailadresse aus dem Gruppennamen ermittelt.

E-Mail-Adresse aus Datenfeld

Mit dieser Option wird der Wert des Datenfeldes, das Sie hier auswählen können, als E-Mail-Adresse der Gruppe verwendet.

E-Mail-Adresse aus Systemwert

Der Name des Teams wird aus einem Request-Wert, einer Session-Variable, einer Variable im Verarbeitungskontext, einem Systemdatenfeld oder einem Datenfeld der Benutzer-Datengruppe ausgelesen.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Wird eine neue Gruppe erstellt und die konfigurierte E-Mailadresse existiert bereits, dann gibt es einen Fehler bei der Prozessausführung. Ausnahme: Wenn eine Gruppe mit dem gewählten Namen bereits existiert und die Option gesetzt ist, dass der Name in solch einem Fall einen eindeutigen Suffix erhalten soll, dann wird dieser Suffix auch für die E-Mailadresse verwendet.

Weitere Optionen

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit der Gruppe kann eingestellt werden als

  • Privat

  • Öffentlich

  • Versteckte Mitgliedschaft

Wenn eine Gruppe mit dem gewählten Namen schon existiert:

Hier wird festgelegt, wie mit Gruppen verfahren werden soll, deren Name schon von einer anderen Gruppe verwendet wird. Es werden entweder alle neuen Gruppenmitglieder der bestehenden Gruppe hinzugefügt oder es wird eine neue Gruppe angelegt, deren Name aus dem gewählten Namen und einem eindeutigen Suffix besteht.

Klicken Sie "Weiter". Im nächsten Schritt werden die Mitglieder der Gruppe ausgewählt.

Gruppenmitglieder

Statische Mitglieder

Hier müssen die E-Mail-Adressen der Mitglieder eingetragen werden, wie sie auch in Entra ID (ehemals Azure AD) als Principal User Name hinterlegt sind. Die E-Mail-Adressen können kommasepariert oder semikolonsepariert eingetragen werden. Alternativ kann auch eine E-Mail-Adresse pro Zeile stehen.

Mitglieder aus Datenfeld

Diese Einstellung steht dann zur Verfügung, wenn die Aktion einen Datengruppenkontext besitzt, z.B. wenn als Ereignisquelle ein Datengruppen-Ereignisbehandler definiert wurde. Hier wird ein Datenfeld aus der Datengruppe ausgewählt, in dem die E-Mail-Adressen gespeichert sind. Der Typ gibt an, wie die Daten formatiert sind, um die E-Mail-Adressen zu sammeln (z.B. semikolon-separiert, GENERIC (was E-Mail-Adressen aus Freitext nach RFC 5322 extrahiert), Verteilerauswahl (pipe-getrennte Liste der GUIDs der Organisationsstruktur) und Doppelpipe getrennt.

Mitglieder aus Abfrage einer Datengruppe

Hier wird ein Datenfeld aus einer veröffentlichten Applikation ausgewählt, das wie in der Einstellung "Mitglieder aus Datenfeld" die Daten vorhält.

Mit Klick auf "Filter" wird ein Dialog geöffnet, in dem ein Filter für die Einschränkung der Daten erstellt werden kann.

Auch hier muss - wie bei der Einstellung "Mitglieder aus Datenfeld" - der Typ der Formatierung ausgewählt werden.

Benutzer aus Systemwert

Mit dieser Einstellung werden die E-Mail-Adressen über eine Session-Variable, einen Request-Wert, eine Variable im Verarbeitungskontext oder ein Systemdatenfeld ermittelt.

Ein Klick auf "Systemwert bearbeiten" öffnet einen Dialog, in dem der Systemwert definiert werden kann.

Besitzer der Gruppe

Hier können die Besitzer der Gruppe bestimmt werden.

Aktueller Benutzer

Der aktuell angemeldete Benutzer gilt als Besitzer der Gruppe.

Alle weiteren Einstellungen in diesem Dialog entsprechen den Einstellungen des Dialogs, in dem die Gruppenmitglieder festgelegt werden können.

Ausnahmebehandlung

Diesen Reiter finden Sie nur beim bereits erstellten Prozesselement, wenn Sie den Eigenschaftendialog öffnen. Hier kann festgelegt werden, ob die Transaktion abgebrochen oder fortgesetzt werden soll, wenn kein Gruppenname oder keine Gruppen-E-Mail-Adresse vorhanden ist. Klicken Sie dazu auf "Ausnahmebehandlung konfigurieren".