Tipps & Tricks - Daten zeitgesteuert automatisch löschen

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einem zeitgesteuerten Prozess Daten, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen bzw. nach einem definierten Zeitraum gelöscht werden müssen, für die Löschung kennzeichnen können.

Hier können Sie eine ZIP-Datei mit Beispielapplikation mit Prozess (ab Intrexx Version 12.0.0) herunterladen.

Applikation

Wenn Sie die Applikation öffnen, sehen Sie, dass sie zur Verwaltung von Dokumenten gedacht ist und das Boolean-Datenfeld "Löschen" in der Datengruppe "Dokumente" enthält.

Prozess

Der Filter im Globalen Timer "Zur Löschung nach 3 Jahren" verschiebt das aktuelle Datum in die Vergangenheit, um die Schwelle für die Löschung zu definieren. Unterschreitet z.B. das Erstellungsdatum des jeweiligen Datensatzes diese Schwelle, wird der Datensatz gelöscht. Warum wird das Datum in die Vergangenheit geschoben?

In dieser Beispielgrafik würde der Datensatz vom 01.06.2016 bei einer Löschung nach 3 Jahren gelöscht, wenn die Schwelle heute oder, mit +3 Jahren, in der Zukunft läge. Die Schwelle wird erst aktiv, wenn das aktuelle Datum im Beispiel den 01.01.2021 überschritten hat. Für den Datensatz vom 01.06.2016 wäre der 01.06.2019 die Schwelle. Daher muss das aktuelle Datum immer um den Wert in die Vergangenheit geschoben werden, zu dem die Löschung erfolgen soll, also z.B. -3 Jahre oder –14 Tage.

In der Datengruppenaktion "Löschkennzeichen setzen" wird dem Boolean-Datenfeld aus der Beispiel-Applikation in der Feldzuordnung der benutzerdefinierte Wert "Ja" (true) zugewiesen. Diese Aktion erfolgt für alle Datensätze, auf die der Filter im Globalen Timer "Zur Löschung nach 3 Jahren" zutrifft.

Im zweiten Teil des Prozesses können die zur Löschung gekennzeichneten Datensätze endgültig gelöscht werden. Die Löschung erfolgt mit einem zeitlichen Versatz, um im Notfall eine Widerherstellung zu ermöglichen. In Intrexx Share wird ein ähnliches Verfahren verwendet, wenn ein Benutzer sein Share-Profil löscht bzw. der Benutzer-Datensatz gelöscht wird. Mit 24 Stunden Verzögerung wird das endgültige Löschen des Profils ausgeführt. Innerhalb dieser Frist kann die Profil-Löschung durch den Profilbesitzer oder Administrator rückgängig gemacht werden. Die Prüfung auf Löschung kann z.B. auch auf ein Freigabedatum (Dokumentenmanagement, Genehmigungen) oder im Kalender auf das Ende des Termins erfolgen.